Para ser dono (a) do próprio negócio você precisará muitos talentos. Trabalhar com pessoas , pensar no negócio, ser inovador e arriscar a própria pele são alguns desses talentos. Mas tem uma habilidade, em especial, que é fundamental para manter seun negócio no lugar: organização.
Na vida de uma pessoa empreendedora é muito comum, principalmente no começo que ela lide com tudo sozinha, o que exige muita responsabilidade e disciplina. E, conforme o negócio vai pegando corpo , a organização se torna ainda mais importante, pois dar conta de gerir pessoas e delegar as tarefas necessita de muita organização.
A organização nem sempre demanda grandes mudanças. Normalmente são pequenos deslizes no dia a dia que levam a surpresas indesejáveis e que podem comprometer o seu negócio.
Aqui vão algumas dicas para auxiliar quem precisa se organizer para empreender melhor!
1- Disciplina
Não adianta fazer as coisas quando sobrar tempo, verificar a produtividade das pessoas somente no fim do mês, verificar quantos clientes novos apenas no dia do balanço. Separe um horário ou dia da semana para cuidar de cada área do seu negócio. Pergunte para você mesmo como você vai fazer determinada ação (Como fazer o cadastro de clientes? Como avaliar o desempenho dos colaboradores?) e faça desse processo um esquema que possa ser utilizado, futuramente, por um colaborador, por exemplo. Torne esse controle frequente, transforme essas ações em hábitos.
#Dica de Ferramenta: O calendário do Google (Google Calendar) é um aplicativo gratuito de fácil acesso e usabilidade. Ele ajuda a manter todos os seus compromissos organizados, emite alertas para cada uma das suas tarefas e permite compartilhá-las com parceiros e colegas de trabalho.
2- Planeje seu dia
Tendo a disciplina como um hábito, o próximo passo é organizar a própria agenda, criando um padrão para as suas próprias atividades. Diariamente, antes de começar a trabalhar, liste suas tarefas. Escreva tudo, seja na agenda ou no bloco de notas do celular, ou em algum app de gerenciamento de tarefas. Em seguida, defina as prioridades – primeiro as tarefas importantes e mais complexas, determinando o tempo necessário para cumprir cada uma. O ideal é reservar, no mínimo, 30 minutos, contando com imprevistos. E seja realista: liste apenas o que é possível fazer em um dia. Está com dificuldade? Faça uma lista do “não fazer” e coloque nela tudo aquilo que não é urgente e deixe essas tarefas em stand by. Caso sobre tempo no dia, você recorre a ela. Do contrário, as tarefas ficam para os dias seguintes.
#Dica de Ferramenta: O Trello é um aplicativo que permite que o usuário crie listas para todos os tipos de tarefas, das pequenas até os compromissos maiores. Você pode definir o prazo de conclusão e é notificado por um alarme quando estiver perto da data limite de realização.
3- Separe contas pessoais de contas da empresa
Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE), a má organização financeira é um dos principais motivos que leva 60% das pequenas e médias empresas a fecharem antes mesmo dos cinco anos de vida. Para isso não acontecer, é primordial nunca misturar contas pessoais com as corporativas, mantendo uma conta física e uma conta jurídica. Feito isso, controle regularmente todas as entradas e saídas de dinheiro (os lançamentos nos extratos, os pagamentos recebidos, os gastos realizados, o seu salário…).
#Dica de Ferramenta: Pelo aplicativo Expense IQ disponibiliza 12 relatórios diferentes, como fluxo mensal de caixa, despesas por categorias e rendimento x despesa – o que permite um melhor acompanhamento do orçamento.
4- Informatize os processos
Sempre que possível tenha a tecnologia como grande aliada. Aproveite as facilidades do universo digital e modernize os processos de compras, vendas, controle de estoques, cadastro de clientes, consultas, etc. Há uma infinidade de aplicativos e softwares, muitos gratuitos, que ajudam a simplificar etapas, processos e práticas diárias nos negócios. Peça, por exemplo, para que os fornecedores assinem e enviem notas por e-mail. Utilize planilhas eletrônicas que atualizam regularmente o banco de dados ou softwares que deixem contas, salários e impostos agendados, evitando esquecimentos. Os resultados são muitos: menos burocracia, mais produtividade, menos retrabalho, mais eficiência.
#Dica de Ferramenta: O Conta azul é voltado principalmente para micro e pequenas empresas. Por ele você consegue importar dados bancários, sincronizando com o sistema; conferir o fluxo de caixa diariamente, acompanhando movimentações e saldo do dia; ver contas a pagar, receber, receitas e despesas; emitir notas fiscais e boletos para cobrança; emitir relatórios de receita, despesas e custos para entender melhor a saúde dos negócios; ter o controle de estoque e de serviços.
5- Aprenda a descentralizar
Delegar tarefas pode ser uma grande dificuldade para quem está envolvido com cada etapa dos processos do próprio negócio, desde o seu início. Mas ser um bom (e organizado) gestor é também saber que você não precisa fazer tudo sozinha. Não precisa e nem deve. Se você ainda não tem uma equipe de funcionários, existem organizações que oferecem serviços gratuitos (ou a preços populares) que auxiliam empreendedoras na gestão financeira e de pessoas, por exemplo. Caso sua empresa seja maior e conte com colaboradores, divida as responsabilidades e tomadas de decisões com eles. Para isso, treine os funcionários, depois supervisione a realização das tarefas e, aos poucos, afaste-se deixando o canal de comunicação aberto para receber feedback periodicamente. Você verá como descentralizar as responsabilidades tornará a equipe mais motivada e fará seu negócio crescer.
#Dica de Ferramenta: o Flow é uma ótima ferramenta para gerenciar equipe e atribuir funções. Por ele você pode compartilhar, delegar e discutir as tarefas com qualquer pessoa adicionada, além de monitorar o desenvolvimento e conclusão de todas elas – e, se necessário cobrar os responsáveis.
6- Não esqueça sua rotina pessoal
Esqueça essa história de que para ser uma empreendedora de sucesso você precisa abrir mão da vida pessoal. É certo que empreender exige muito de tempo, energia e dedicação, e parentes e amigos vão ter que lidar com sua ausência em certos momentos, mas para se organizar na vida profissional é imprescindível se organizar na vida pessoal. Uma complementa a outra. O tempo que estiver na empresa, concentre-se nas tarefas profissionais. Quando estiver em casa, esteja presente, sem levar os problemas e demandas da vida de empreendedora. No tempo de descanso com a família e amigos, desconecte-se das redes sociais, por exemplo, e aproveite para focar no momento. Não caia na cilada de nunca tirar férias, um erro comum entre empresárias. Não ter períodos de descanso, além de causar sérios danos à saúde, reflete sua falta de organização.
#Dica de Ferramenta: O TimeTune é um aplicativo que rastreia a sua rotina e analisa como você tem gastado as horas do seu dia. Com esses dados em mãos, é possível ter uma visão mais realista entre tempo dedicado ao trabalho e ao lazer e se organizar.
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